Digitale Veranstaltungen im internationalen Forschungsmarketing

Für das internationale Forschungsmarketing sind digitale Veranstaltungen sehr bedeutend. Denn mit virtuellen Formaten können sich Hochschulen und außeruniversitäre Forschungseinrichtungen zahlreiche Vorteile zunutze machen. Damit digitale Veranstaltungsformate zu einem Erfolg werden, sollten bei der Organisation und Durchführung einige Dinge beachtet werden.

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Ob virtuelle Messen, Schulungen oder Gesprächsrunden – digitale Veranstaltungen sind für das internationale Forschungsmarketing ein wichtiger Baustein. Denn mit kaum einem anderen Veranstaltungsformat können Hochschulen und außeruniversitäre Forschungseinrichtungen ihre Informationen und Produkte so schnell und breit streuen. 

Bei den zahlreichen Möglichkeiten, die digitale Angebote bieten, eignen sie sich für bestimmte Ziele ganz besonders, erklärt Anne Knab, Leiterin des Veranstaltungsteams im Referat Internationales Forschungsmarketing des DAAD: „Mehrwert bieten beispielsweise Veranstaltungen, in denen Inhalte vermittelt werden, die man sich nicht eigenständig online anlesen kann, wie Informationen von Hochschulmitarbeitenden oder Testimonials. Ebenso sind interaktive Formate geeignet, in denen die Teilnehmenden Antworten auf ihre Fragen erhalten.“ 
 

Vorteile digitaler Veranstaltungen

Neben der weltweiten Erreichbarkeit bieten digitale Formate zahlreiche weitere Vorteile: 

Noch höhere Reichweite

Die eigene Reichweite lässt sich deutlich erhöhen – und das nicht nur, weil Forscherinnen und Forscher weltweit schnell erreicht werden können. „Virtuelle Angebote sind auch niedrigschwelliger. Bequem vor dem heimischen Rechner und Smartphone zuzuschauen und eine Nachricht in den Chat zu tippen ist mit wesentlich weniger Aufwand und auch Überwindung verbunden, als auf eine Messe zu fahren und dort jemanden anzusprechen“, weiß Anne Knab.

Neue Veranstaltungsformate

Digitale Angebote erweitern darüber hinaus das Spektrum der möglichen Kanäle und Aktivitäten, so Anne Knab: „Es gibt Veranstaltungsformate, die nur virtuell funktionieren und als Präsenzformat nicht denkbar sind. Ein Beispiel hierfür sind die ‚Research in Germany‘ Online-Talks: Für ein einstündiges Gesprächsformat würden in Präsenz selten mehrere hundert Personen anreisen. Virtuell funktioniert dies allerdings sehr gut.“

Detaillierte Auswertung und Nachverfolgung

Virtuelle Formate lassen sich zudem sehr gut nachverfolgen und statistisch auswerten. Dank Kennziffern wie Anzahl der Teilnehmenden, Klickverhalten und Teilnahmedauer ist schnell zu erkennen, ob ein Format erfolgreich war, welche Inhalte besonders beliebt waren und wo Nachbesserungen notwendig sind. So lassen sich die Marketingaktivitäten immer weiter optimieren.
 

Beispiele für digitale Veranstaltungsformate 

Für die Initiative „Research in Germany“ sind virtuelle Veranstaltungen seit 2016 ein erfolgreicher Baustein. Durch ihre Offenheit für die Beteiligung von Hochschulen und Forschungseinrichtungen sind sie bei den Vertreterinnen und Vertretern von Forschungsorganisationen sehr beliebt. Bei einigen der folgenden Beispiele wird die Beteiligung von Forschungseinrichtungen durch “Research in Germany” auch finanziell gefördert: 
 

Häufige Stolpersteine

Auch wenn sich Präsenzformate und digitale Veranstaltungen so grundlegend unterscheiden, haben sie eines gemeinsam: den Vorbereitungsaufwand. „Alle Prozesse finden gleichermaßen statt – von der Auswahl des (virtuellen) Veranstaltungsortes, der Auswahl der Referentinnen und Referenten, Ansprache der Zielgruppe bis hin zur Werbung und medialen Begleitung“, erklärt Gabrijela Nikolic, die im Veranstaltungsteam die Online-Talks der "Research in Germany"-Initiative organisiert. 

„Der personelle Aufwand wird am Anfang oft unterschätzt. Nicht nur in der Vorbereitungsphase, sondern auch bei der Durchführung. Bei der Veranstaltung selbst sollten zwei Personen im Hintergrund zur Unterstützung bei der Technik und bei der Beantwortung von Fragen eingeplant werden“, ergänzt Gabrijela Nikolic.

Zusätzlich gibt es Anlässe, für die ein Präsenzformat zielführender ist:

  • Während virtuelle Formate der Informationsübermittlung dienen, funktioniert eine intensive Vernetzung bei Präsenzveranstaltungen deutlich besser.
  • Online-Angebote sind zum Teil oberflächlicher, weil es ihnen an der persönlichen Note fehlt. Dadurch hinterlassen sie nicht immer den langfristigen Eindruck, den Präsenzformate erzielen.
  • Die Technik kann den Zugang erschweren oder Gruppen komplett ausschließen, wie Personen und Regionen mit schlechter Internetanbindung. Zudem kann die Technik für Teilnehmende sowie Referentinnen und Referenten, die nicht technikaffin sind, eine hohe Hürde darstellen.

Was Sie bei der Organisation und Durchführung digitaler Veranstaltungen beachten sollten

Die eigenen Erfahrungen gibt das Veranstaltungsteam in seiner Beratung weiter, um Personen, die im Bereich Forschungsmarketing tätig sind, bei ihren Aktivitäten zu unterstützen. Die wichtigsten Tipps des Veranstaltungsteams zeigt die folgende Checkliste:

Durch die fehlende räumliche Bindung kann die Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen sofort abgebrochen werden. Achten Sie daher darauf, dass alle Informationen bzw. Inhalte für die jeweilige Zielgruppe relevant sind. 

Damit die Veranstaltung inhaltlich genügend in die Tiefe geht, empfiehlt es sich, diese selbst zu organisieren und durchzuführen – und Organisation und Durchführung nicht komplett auszulagern. Setzen Sie zur Moderation idealerweise eine Person ein, die sich im Thema auskennt. 

Die Moderation sollte durch mindestens eine weitere Person unterstützt werden. Empfehlenswert ist ein Co-Moderator bzw. eine Co-Moderatorin, um Fragen aus dem Chat zu filtern und zu sortieren, sowie eine Person für die technische Unterstützung. 

Beginnen Sie mindestens ein halbes Jahr vorher mit der Konzeption und Planung. Wenn eine neue Online-Plattform eingekauft werden muss, ist ein noch früherer Start empfehlenswert.
Einen Überblick über die bisher von unserer Initiative verwendeten Veranstaltungsplattformen bietet die “Research in Germany” Toolbox.

Bei virtuellen Messen ist wichtig, dass die beteiligten Akteure die Möglichkeiten und den Aufwand, den eine Beteiligung mit sich bringt, gut einschätzen können. Informieren Sie diese daher detailliert über den Ablauf, die technischen Voraussetzungen und ggf. die zu erbringende Eigenleistung.

Führen Sie einige Tage vor der Veranstaltung einen Technik-Test durch. So stellen Sie nicht nur sicher, dass alle Kameras und Mikrofone einwandfrei funktionieren, sondern geben den Beteiligten auch die Möglichkeit, sich mit der technischen Umgebung vertraut zu machen.

Online-Formate dürfen Spaß machen – gerade, um das Eis zu brechen, das durch die räumliche Distanz entsteht. Für eine lockere Atmosphäre empfiehlt es sich, dass sich die Referentinnen und Referenten vorab kennenlernen und ins Gespräch kommen, beispielsweise beim Technik-Test. 

Beteiligungsmöglichkeiten an Veranstaltungen von „Research in Germany“

Deutschen Hochschulen und außeruniversitären Forschungseinrichtungen haben die Möglichkeit, sich an den vorgestellten digitalen Formaten von „Research in Germany“ zu beteiligen. Die Ausschreibungen finden zweimal im Jahr statt. 

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Bei der inhaltlichen und technischen Vorbereitung werden die teilnehmenden Einrichtungen persönlich von einer Ansprechperson aus dem “Research in Germany”-Team unterstützt. „Nach der erfolgreichen Bewerbung auf die Ausschreibung können sie zum Beispiel ihren virtuellen Stand über einen Konfigurator bauen. Das heißt jede ausstellende Institution entscheidet selbst, welches Material, welche Videos und Links am virtuellen Stand ausliegen“, berichtet Sina Bremer, zuständig für die virtuellen Messen im Team „Veranstaltungen“.
 

Für Fragen sind die Ansprechpartnerinnen des "Research in Germany" Veranstaltungsteams per E-Mail und telefonisch erreichbar.

Internationale Matchmaking-Veranstaltungen und Innovation Week: 
Anne Knab
Email: knab@daad.de 
Tel.: +49 (0) 228 882-8808

Online-Talks: 
Gabrijela Nikolic
Email: nikolic@daad.de
Tel.:+49 (0) 228 882-745

Virtuelle Messen: 
Sina Bremer 
Email: bremer@daad.de, 
Tel.: +49 (228) 882-667

 

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